Die Innenrevision will Prozesse verbessern und Risiken minimieren

Was macht eigentlich eine Innenrevision? Diese Frage beantwortet Dirk Gabriel im Gespräch mit UBTaktuell einfach und verständlich: „Wir hinterfragen Prozessschritte und optimieren sie im Idealfall, damit die Prozesse im Gesamten besser geordnet funktionieren. Ebenso wird ein Augenmerk auf eine wirtschaftlichen und effizienten sowie rechtssicheren Mitteleinsatz geachtet. Davon profitieren alle Beteiligten.  Man braucht also keine Angst vor mir haben.“

Für Gabriel beginnt die Arbeit zunächst mit Zuhören und Kennenlernen. Derzeit verschafft er sich einen Überblick über die verschiedenen Bereiche der Universität und spricht mit den Referatsleitungen der ZUV. Bei Bedarf werden zudem Gespräche mit weiteren Beschäftigten geführt. „Zuerst werde ich Klinken putzen müssen“, sagt Gabriel mit einem Schmunzeln. Es gehe darum, die Kernaufgaben der Abteilungen zu verstehen und deren Prozesse kennenzulernen.

Besondere Aufmerksamkeit gilt dabei unter anderem den Drittmittelprojekten. Sie zählen zu den klassischen Prüfungsfeldern der Innenrevision. Gerade bei der Bewirtschaftung (großer) Forschungsvorhaben und den dazugehörigen Verwendungsnachweisen können Fehler entstehen. Für Gabriel steht dabei jedoch nicht die Suche nach Schuldigen im Vordergrund, sondern die Ursachenanalyse: „Die Frage ist, warum etwas falsch läuft. Liegt es an den Prozessen oder an der Schnittstelle zwischen Verwaltung und Wissenschaft?“

Dabei beschränkt sich die Innenrevision nicht allein auf finanzielle Aspekte. Risiken können vielfältig sein. Neben finanziellen Fragen spielen auch der sachgerechte Einsatz von Ressourcen, organisatorische Abläufe sowie der Schutz des guten Rufs der Universität eine wichtige Rolle. „Revision ist eine Daueraufgabe“, betont Gabriel. Ziel sei es, Risiken frühzeitig zu erkennen, Prozesse zu optimieren und damit zugleich die Arbeitsbedingungen für die Beschäftigten zu verbessern. „Die Universität Bayreuth soll ein Ort sein, an dem man sich wohlfühlt und gerne arbeitet.“

Für den Aufbau der neuen Einheit bringt Gabriel umfangreiche Erfahrung mit. Seine berufliche Laufbahn begann er in der Steuerverwaltung. Nach seiner Tätigkeit im Finanzamt wechselte er an die Universität Ulm, zunächst in die Drittmittelverwaltung und später in die Revision. Anschließend leitete er die Innenrevision an der Universität Heidelberg. Danach unterstützte er beim verwaltungstechnischen Aufbau der Cybersicherheitsagentur des Landes Baden-Württemberg. Zuletzt prüfte er beim Rechnungshof Baden-Württemberg in der Hochschullandschaft.

Der Wechsel nach Bayreuth reizte ihn vor allem wegen der besonderen Gestaltungsmöglichkeiten. Bis 2027 sollen nach Vorgabe des Bay. ORH die Revisionen etabliert sein. „Mich reizt es, dass es hier eine große grüne Wiese gibt, bei der ich bei null anfangen kann“, sagt Gabriel. „Ich möchte etwas kreieren, was noch nicht ist. Damit möchte ich einen Beitrag leisten, dass der Standard ein guter ist. Irgendwie möchte man auch einen Fußabdruck hinterlassen.“

 Die Einrichtung einer Innenrevision geht auf eine Governance-Prüfung des Bayerischen Obersten Rechnungshofs (Bay. ORH) aus dem Jahr 2021 zurück. Daraus entstand die Empfehlung, dass Hochschulen und Universitäten künftig entsprechende Strukturen schaffen sollen. An der Universität Bayreuth wird diese Aufgabe nun erstmals in eigener Verantwortung aufgebaut. Das bayerische Wissenschaftsministerium hat die Universitäten im Hochschulvertrag daher zur Einführung einer Innenrevision bis 2027 verpflichtet.

Mit diesem Anspruch startet die neu geschaffene Innenrevision ihre Arbeit: als Partnerin der Universität, die dabei hilft, alle Beteiligten für rechtlichen Vorgaben zu sensibilisieren, Strukturen weiterzuentwickeln, Risiken zu minimieren und die Organisation für die Zukunft zu stärken.