Zukunftsorientiert und nachhaltig

Bis zu 1.700 Bestellungen wurden 2021 an der Universität in einem Monat in der zentralen Beschaffung abgewickelt, bis zu 1.800 Rechnungen wurden verbucht. Das bedeutet: 1.800 Blätter gehen durch zig Hände. Bis zu acht Stempel pro Rechnung waren nötig, denn Posteingang, Lieferung, sachlich/rechnerisch richtig, steuerliche Beurteilung und Inventarisierung - das alles muss bestätigt und handschriftlich auf der Rechnung vermerkt werden. So erlebt jedes Stück Papier bis zu sechs Postläufe und wird mehrfach für diverse Ablagen kopiert und eingescannt. Und wenn Fragen zum Bearbeitungsstand auftauchen, geht die Suche los: In welchem Büro ist die Originalrechnung gerade? Am Ende stehen Tonnen von Paper und Stunden an Arbeit – nur um zum Beispiel eine Rechnung von 122,90 Euro zu bezahlen oder eben auch eine von 20.229.000,- Euro. Das Prozedere ist dasselbe, ob es sich um eine Kiste mit Weihnachtskarten handelt oder um ein Laborgroßgerät.

Seit dem Herbst 2021 ist damit Schluss: Jetzt gibt es pro Bestell- und Bezahlvorgang in der zentralen Beschaffung nur noch ein einziges digitales (Daten)Blatt. Der Effekt: eine nachhaltige - weil papiersparende- und schnellere - weil zeitsparende - Buchhaltung.

„Durch den voll digitalen Rechnungsworkflow wurde die Bearbeitungszeit der Rechnungen vom Eingang bis zur Buchung im Vergleich zum Papier um dreieinhalb Tage reduziert“, berichtet Dr. Thomas Schoberth, Leiter Anwendungssysteme in der IT der Universität Bayreuth. „Zwischen dem Eingang der Rechnung und der Weitergabe an die Staatsoberkasse vergehen dadurch im Mittel nur noch rund vier Tage. Davon profitieren aber nicht nur die Lieferanten, sondern auch der Campus, da es jetzt besser möglich ist, Skontofristen zu wahren.“

Schobert zählt die positiven Effekte der Digitalisierung auf: „Wegfall der Postwege, Parallelisierung der Sachbearbeitung, Beseitigung von Medienbrüchen, Rechnungseingang per Mail, komplett digitaler Workflow und Transparenz über den Bearbeitungsstand.“ Im November wurden in der zentralen Beschaffung bereits 43% der Rechnungen via E-Mail abgewickelt. „Wenn das weiter zunimmt, könnte die Bearbeitung noch flotter gehen“, sagt Schoberth.

Das Projekt „Digitalisierung der Rechnungsabwicklung“ wurde im September 2020 begonnen, Corona hat sicherlich zur Dynamik beigetragen: „Die Kollegen im Bereich Beschaffung gingen komplett ins Homeoffice. Diesen Impuls haben wir genutzt, um den Prozess neu zu denken und die Lücke im digitalen Workflow zu schließen. Eine Rechnungsabwicklung in Papierform wäre, auch durch gestiegene rechtliche Anforderungen, dauerhaft gar nicht mehr möglich gewesen“, sagt Horst Schilling, Leiter der Zentralen Beschaffung an der Universität Bayreuth.

Durch die Integration der Beschaffung mit der digitalen Einkaufsakte in einem Dokumenten Management System (DMS) und einem elektronischen Formularmanagement, hat sich auch der Aufwand für Professor*innen und Lehrstühle reduziert: Auf die elektronische Beschaffungsanforderung folgt die Auftragsbestätigung per E-Mail, der elektronische Lieferschein, und am Ende die digitale Ansicht der verbuchten Rechnung über das Auskunftssystem für Buchungen QIS-FSV. Weitere Themen wie die Weiterentwicklung der Bezahlung externer Rechnungen und Kostenerstattungen sind in Arbeit. Die weitere Digitalisierung der Verwaltung an der Universität Bayreuth geht also mit guten Schritten voran.