Letzte physische Studierendenakte geschreddert

Mit einem surrenden Geräusch endete an der Universität Bayreuth eine Ära: Die letzte physische Studierendenakte wurde geschreddert. Was nach einem unspektakulären Vorgang klingt, markiert einen Meilenstein in der digitalen Transformation der Hochschulverwaltung. Jahrzehntelang waren die Flure der Studierendenkanzlei gesäumt von Aktenschränken, gefüllt mit handschriftlichen Formularen, Immatrikulationsbescheiden und Prüfungsnachweisen. Nun ist dieses Kapitel geschlossen.

Der Weg zur vollständigen Digitalisierung war kein Sprint, sondern ein Marathon. Bereits vor einigen Jahren begann die Studierendenkanzlei mit der Umstellung auf digitale Prozesse. Insgesamt wurden über 16.000 Akten nachdigitalisiert. Schritt für Schritt wurden Papierakten gescannt, digitale Workflows etabliert und Mitarbeitende geschult. Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystem sowie von zahlreichen Online-Anträgen trugen entscheidend dazu bei, dass Studierende heute ihre Anliegen online erledigen können – von der Einschreibung bis zur Exmatrikulation. Unterlagen, die jetzt noch in Papierform eingereicht werden, werden unmittelbar in die digitale Akte überführt. Zum kommenden Sommersemester sind dann auch die Master-Einschreibung komplett digital machbar.

Das Vernichten der letzten Papierakte steht für Effizienz, Nachhaltigkeit und Zukunftsfähigkeit. Kanzlerin Nicole Kaiser sagt dazu: „Wir haben damit einen Meilenstein in der Digitalisierung geschafft. Die vollständig digitalen Akten ermöglichen höhere Servicequalität, effizientere Prozesse, schneller Bearbeitungszeiten und spart zudem Platz, Zeit und an der ein oder anderen Stelle auch Nerven.“